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E-Rechnung

E-Rechnungen im Format ebInterface und ZUGFeRD.

Aus jeder ausgestellten Rechnung und Gutschrift erzeugt Buchify zusätzlich zum PDF eine strukturierte E-Rechnung – als ebInterface-6.1-Datei für österreichische Empfänger und als ZUGFeRD-PDF nach der europäischen Norm EN 16931.
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Zwei Formate

Ein Beleg, zwei Wege zum Empfänger.

Welches Format Ihr Kunde braucht, entscheidet er. Buchify erzeugt beide aus denselben Daten – ohne zweites Erfassen.

Österreich

ebInterface 6.1

Das österreichische XML-Format für elektronische Rechnungen – unter anderem für Rechnungen an Behörden über e-rechnung.gv.at. Buchify liefert die XML-Datei, die Sie beim Empfänger einreichen oder mitschicken.

Datei
XML
Version
ebInterface 6.1
Typisch für
Behörden und Unternehmen in Österreich

Europäische Norm

ZUGFeRD (EN 16931)

ZUGFeRD 2 bzw. Factur-X im Profil EN 16931: ein PDF/A-3, das wie jede Rechnung lesbar ist und die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar enthält. Praktisch für Kunden, deren Buchhaltung E-Rechnungen automatisch einliest.

Datei
PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Profil
EN 16931
Typisch für
Empfänger mit automatischer Rechnungsverarbeitung

Inhalt

Was in der E-Rechnung steht.

Die Angaben kommen aus dem Beleg und den Stammdaten – was im PDF steht, steht auch in der E-Rechnung.
Rechnungs- bzw. Gutschriftsnummer und Datum
Bei Gutschriften mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.
Leistungszeitraum oder Lieferdatum
Aus dem Belegkopf übernommen.
Bestellnummer des Kunden
Die Auftragsreferenz – öffentliche Auftraggeber verlangen sie in der Regel.
Ihre Lieferantennummer beim Kunden
Wird beim Kontakt hinterlegt und in die ebInterface-Datei übernommen.
Positionen mit Menge und Einheit
Einheiten wie Stk., m² oder Std. als international genormte Codes (UN/ECE).
Rabatte und Aufschläge
Mit Bezeichnung und Betrag.
Preise inkl. USt.
Auch Belege mit Bruttopreisen ergeben eine gültige E-Rechnung – die Nettobeträge je Position gehen auf den Cent auf, die Summen stimmen mit dem PDF überein.
Umsatzsteuer je Steuersatz
Mit Steuerkategorie und Befreiungsgrund für jeden der acht Steuerfälle – von Reverse Charge bis Ausfuhr.
Sprache
Deutsch oder Englisch – in der Belegsprache, wie das PDF.
Zahlungsbedingungen
Fälligkeit, Skonto mit Frist und Prozentsatz sowie Ihre Bankverbindung (IBAN).

Übermittlung

So kommt die E-Rechnung zum Empfänger.

  1. Herunterladen

    Im Beleg ebInterface oder ZUGFeRD auswählen und die Datei speichern – etwa zum Hochladen im Portal Ihres Kunden. Beim ersten Abruf wird sie archiviert und bleibt danach unverändert.

  2. Per E-Mail mitschicken

    Beim Versand aus Buchify die E-Rechnung zusätzlich zum PDF anhängen. Der Versand steht anschließend im E-Mail-Protokoll.

  3. Über die API abrufen

    Andere Programme holen die E-Rechnung eines Belegs direkt über die Schnittstelle ab.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Behörden verlangen in der Regel die Bestellnummer (Auftragsreferenz) und Ihre Lieferantennummer. Beide Felder gibt es in Buchify direkt im Beleg bzw. beim Kontakt – Buchify weist im Beleg darauf hin, dass sie für Behörden benötigt werden. Die ebInterface-Datei reichen Sie anschließend auf dem vom Empfänger vorgegebenen Weg ein, etwa über e-rechnung.gv.at.

E-Rechnungen von Lieferanten einlesen

Laden Sie eine E-Rechnung unter Eingangsrechnungen hoch, liest Buchify die Daten direkt aus der Datei – ZUGFeRD bzw. Factur-X, XRechnung, UBL (auch PEPPOL) und ebInterface. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit sind dann schon ausgefüllt; ist die Rechnungsnummer beim Lieferanten bereits erfasst, weist Buchify darauf hin.

Zugang zu Buchify

E-Rechnung ohne Zusatzaufwand – direkt aus Ihren Belegen.

Zugänge werden persönlich eingerichtet – schreiben Sie unserem Vertriebspartner Tegra IT, Ihre Firma wird angelegt und Sie erhalten die Einladung.

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